Kwalifikowana pieczęć KSeF na karcie - ważność 3 lata

Charakterystyka:

Co możesz uzyskać dzięki pieczęci kwalifikowanej?
Zarejestruj firmę, spółkę lub jednostkę w KSeF online – bez wizyty w urzędzie. Przetestuj narzędzie w rozwiązaniach KSeF i zyskaj:

• Możliwość rejestracji w KSeF w 100% online – bez wizyt w urzędzie.
• Gwarancję ciągłości działania w KSeF, niezależnie od zmian strukturalnych.
• Możliwość użycia pieczęci zdalnie w środowisku produkcyjnym – idealne dla działów IT.
• Gotowość do uwierzytelniania w Twoich własnych rozwiązaniach – nie tylko w KSeF.

Dlaczego warto posiadać kwalifikowaną pieczęć elektroniczną?
Używając kwalifikowanej pieczęci elektronicznej do KSeF, zamiast klasycznego powiadomienia ZAW-FA, podatnik może liczyć na korzyści, które w dłuższej perspektywie oszczędzają czas i rozwiązują problemy związane z zarządzaniem Aplikacją Podatnika. Do najważniejszych z nich należą:

• możliwość zdalnej rejestracji w KSeF, bez konieczności wizyty w urzędzie skarbowym w celu uzyskania dostępu do systemu,
• brak konieczności składania papierowego zawiadomienia ZAW-FA, które służy wskazywaniu lub odwoływaniu osoby fizycznej do obsługi KSeF,
• możliwość nadawania i zarządzania uprawnieniami KSeF w czasie rzeczywistym, np. w przypadku potrzeby szybkiego zakończenia współpracy z biurem rachunkowym lub pracownikami, którzy delegowani byli do obsługi KSeF,
• korzystanie z jednego konta administratora, za pomocą którego można ustalić, kto i w jakim zakresie ma dostęp do Aplikacji Podatnika,
• możliwość zdalnego uwierzytelnienia w środowisku przedprodukcyjnym (demo) w celu przeprowadzenia integracji z ERP lub rozwiązaniami dostosowanymi do indywidualnych potrzeb organizacji.
• zapewnienie autentyczności i integralności elektronicznych faktur ustrukturyzowanych, w przypadku awarii KSeF.
• Możliwość uzyskania certyfikatu KSeF na dane firmy.

Pieczęć elektroniczna KSeF – co to jest?
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna jest cyfrowym narzędziem, które służy do podpisywania dokumentów elektronicznych danymi organizacji (np. spółki) oraz potwierdzania tożsamości w systemach informatycznych. E-pieczęć powstała z myślą o osobach prawnych, dlatego najczęściej zawiera takie dane identyfikacyjne, jak nazwa firmy, dane adresowe, numer NIP czy numer KRS.
Pieczęć kwalifikowana podobnie jak podpis elektroniczny posiada moc prawną do identyfikowania organizacji w dokumentach wysyłanych elektronicznie. Dokumenty opieczętowane e-pieczęcią są traktowane jako odpowiedniki ich wersji papierowych na terenie Polski oraz w państwach członkowskich Unii Europejskiej. Wynika to z postanowień rozporządzenia eIDAS oraz krajowej ustawy regulującej usługi zaufania i identyfikację elektroniczną.
Pieczęć elektroniczna KSeF służy m.in. do uwierzytelniania się w Krajowym Systemie e-Faktur oraz nadawania i zmieniania uprawnień w Aplikacji Podatnika. Dysponując e-pieczęcią z numerem NIP, podatnicy, którzy nie są osobami fizycznymi, nie muszą składać zawiadomienia ZAW-FA do urzędu skarbowego w celu wskazania osoby fizycznej, uprawnionej do obsługi KSeF i zarządzania kontem.

Pieczęć elektroniczna KSeF – dla kogo?
Z kwalifikowanej pieczęci elektronicznej do KSeF mogą wygodnie korzystać, np.:

• spółki (np. spółka akcyjna, spółka z o.o.),
• fundacje,
• stowarzyszenia rejestrowe,
• szkoły wyższe,
• jednostki samorządu terytorialnego

Warto pamiętać, że z kwalifikowana e-pieczęć nie zawiera w sobie żadnych danych personalnych. Dzięki temu, narzędzie może być stosowane przez każdego pracownika w firmie, który został do tego upoważniony. Dotyczy to zarówno pieczętowania elektronicznych dokumentów firmowych, jak i wszystkich działań związanych z obsługą Krajowego Systemu e-Faktur.
Pieczęć kwalifikowana KseF umożliwia szybkie i sprawne nadawanie uprawnień do systemu innym osobom fizycznym, a także podmiotom, które nie są osobami fizycznymi. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, uprawnienia do obsługi konta KSeF mogą otrzymać przykładowo biura rachunkowe współpracujące z podatnikiem.
Co więcej, kwalifikowaną pieczęć elektroniczną można bezproblemowo zintegrować z dowolnym systemem finansowo-księgowym za pośrednictwem interfejsu API KSeF. Dzięki tej integracji system automatycznie wykorzystuje pieczęć, umożliwiając np. efektywne masowe oznaczanie cyfrowych dokumentów.

Pieczęć elektroniczna KSeF – zastosowanie i zalety
Kwalifikowana e-pieczęć, jako cyfrowy odpowiednik pieczęci firmowej ma zastosowanie w procesach uwierzytelniania, czyli potwierdzania zadeklarowanej tożsamości. W ten sposób narzędzie zapewnia określony stopień pewności co do tożsamości danej organizacji i potwierdza, że jest ona w rzeczywistości tą, za którą się podaje.
W Krajowym Systemie e-Faktur uwierzytelnianiu podlegają procesy, tj. logowanie do KSeF oraz nadawanie i zarządzanie uprawnieniami podczas obsługi aplikacji.
Logowanie i uwierzytelnianie KSeF
W przypadku osób prawnych, np. spółek, pracę z systemem KSeF należy zacząć od pierwszego logowania na stronie podatki.gov.pl/ksef. Po wpisaniu numeru NIP system poprosi o uwierzytelnienie się pieczęcią elektroniczną, co następnie umożliwi podatnikowi dostęp do aplikacji.
Funkcja elektronicznego logowania i uwierzytelniania KSeF z zastosowaniem e-pieczęci sprawia, że nie jest konieczne składanie tradycyjnego zawiadomienia ZAW-FA w urzędzie. Wszystkie czynności w tym zakresie można wykonywać zdalnie – bezpośrednio z biura lub domu.

Nadawanie i zarządzanie uprawnieniami KSeF
Pieczęć elektroniczna do KSeF wspiera proces nadawania i zarządzania uprawnieniami w systemie. Funkcjonalność ta służy dodawaniu danych osób lub podmiotów delegowanego do obsługi systemu, w tym wystawiania i odbieranie cyfrowych faktur ustrukturyzowanych. Korzystając z e-pieczęci czynności tych można dokonać w pełni zdalnie.

Dlaczego warto wybrać kwalifikowaną pieczęć elektroniczną do KSeF zamiast ZAW-FA?
Używając kwalifikowanej pieczęci elektronicznej do KSeF, zamiast klasycznego powiadomienia ZAW-FA, podatnik może liczyć na korzyści, które w dłuższej perspektywie oszczędzają czas i rozwiązują problemy związane z zarządzaniem Aplikacją Podatnika. Do najważniejszych z nich należą:

• możliwość zdalnej rejestracji w KSeF, bez konieczności wizyty w urzędzie skarbowym w celu uzyskania dostępu do systemu,
• brak konieczności składania papierowego zawiadomienia ZAW-FA, które służy wskazywaniu lub odwoływaniu osoby fizycznej do obsługi KSeF,
• możliwość nadawania i zarządzania uprawnieniami KSeF w czasie rzeczywistym, np. w przypadku potrzeby szybkiego zakończenia współpracy z biurem rachunkowym lub pracownikami, którzy delegowani byli do obsługi KSeF,
• korzystanie z jednego konta administratora, za pomocą którego można ustalić, kto i w jakim zakresie ma dostęp do Aplikacji Podatnika,
• możliwość zdalnego uwierzytelnienia w środowisku przedprodukcyjnym (demo) w celu przeprowadzenia integracji z ERP lub rozwiązaniami dostosowanymi do indywidualnych potrzeb organizacji.
• zapewnienie autentyczności i integralności elektronicznych faktur ustrukturyzowanych, w przypadku awarii KSeF.

Kwestię nadawania uprawnień warto wziąć pod uwagę przed rozpoczęciem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Dobrą praktyką jest określenie procedur w przypadku odbierania dostępu do KSeF osobom, z którymi firma nie będzie współpracowała w przyszłości.

Pieczęć elektroniczna KSeF – podsumowanie
Pieczęć Kwalifikowana KSeF, dostępna u dostawców usług zaufania (np. EuroCert), umożliwia spółkom wygodne korzystanie z systemu, w tym Aplikacji Podatnika. Posiadając e-pieczęć, firma nie musi przesyłać zawiadomienia ZAW-FA do urzędu skarbowego, co skraca proces uzyskiwania uprawnień do aplikacji. Organizacja może również sprawnie dodawać i zarządzać uprawnieniami KSeF, co zapobiega nieautoryzowanym dostępem i monitorowanie aktywności użytkowników systemu.
Przedsiębiorstwa i biura rachunkowe, które przygotowują się do obsługi KSeF, powinny zwrócić szczególną uwagę na procesy wewnątrzfirmowe, które regulują sposób korzystania z systemu. Dobrą praktyką biznesową jest skrupulatne wdrożenie precyzyjnych procedur, które wspomagają zarządzanie uprawnieniami.